Hallinnon opintopäivän kolmas kouluttaja, Uudenmaan Pelastusliiton turvallisuusasiantuntija Mikko Malmberg, avasi käytännönläheisesti sitä, miten taloudenhoito ja dokumentaatio muodostavat palokunnan toiminnan kivijalan. Malmbergilla on takanaan 20 vuotta palokuntaharrastusta ja monipuolisia rooleja palokuntayhdistyksissä, mikä näkyi selkeänä ymmärryksenä niin taloushallinnon haasteista kuin arjen ratkaisuistakin.
Taloudenhoidon perusta: jaettu vastuu ja selkeät roolit
Malmberg korosti aluksi, että taloudenhoito ei saa olla yhden ihmisen harteilla — ei nyt, eikä tulevaisuudessa. Jaetut roolit, kahdennus tärkeissä tehtävissä ja selkeät ohjeet ehkäisevät virheitä ja turvaavat toiminnan jatkuvuuden. Keskeistä on, että kaikki talousprosessit ovat mahdollisimman läpinäkyviä ja johdonmukaisia.
Käytännön työvälineet: sähköisiä järjestelmiä hyödyntäen
Malmberg esitteli konkreettisia esimerkkejä järjestelmistä ja palveluista, joiden avulla taloudenhoito voidaan hoitaa sujuvasti ja turvallisesti. Kirjanpidon ulkoistaminen luotettavalle tilitoimistolle ja modernien työkalujen, kuten Netvisorin, Visma Signin ja O365-järjestelmän hyödyntäminen helpottavat arkea ja vähentävät inhimillisten virheiden riskiä.
Myös pankkien, vakuutusyhtiöiden ja korttiportaaleiden palvelut nähdään tärkeinä tukena talouden seurannassa ja raportoinnissa.
Selkeät ohjeet ja valvonta varmistavat sujuvan arjen
Leppävaaran VPK toimi Malmbergin esityksessä havainnollisena esimerkkinä: hankinnoilla on selkeät vastuuhenkilöt ja ohjeet, maksut hoidetaan ensisijaisesti maksukorteilla, kuitit tallennetaan järjestelmällisesti, ja neljän silmän periaate on käytössä kaikissa maksuissa.
Lisäksi rahastonhoitaja ei ole hallituksen jäsen — ratkaisu, joka estää vaaralliset työyhdistelmät ja lisää talouden luotettavuutta. Kaikki jäsenet pääsevät seuraamaan taloutta katseluoikeuksin, mikä vahvistaa avoimuutta.
Kuukausirutiinit tuovat ennakoitavuutta
Malmberg painotti, että taloutta ei voi hoitaa “tunteella”, vaan se vaatii säännöllisyyttä. Siksi talouden seuranta tulee sisällyttää hallituksen jokaiseen kokoukseen. Myös budjettia tulee seurata kuukausitasolla, avustuksia hakea suunnitelmallisesti ja hyödyntää kaikkia “charity”-mahdollisuuksia — esimerkiksi Canva Pro -lisenssit, joita monet järjestöt voivat käyttää maksutta.
Dokumentaatio: säännöt, ohjeet ja sopimukset
Talouden lisäksi Malmberg muistutti dokumentoinnin merkityksestä. Palokunnan säännöt, osastojen johtosäännöt, talousohje, hallinnon toimintaohje, palokuntasopimus sekä kirjanpitolain ja yhdistyslain velvoitteet muodostavat kokonaisuuden, jonka noudattaminen on sekä vastuullista että välttämätöntä.
Tulevaisuuden turvaaminen: pelkkä osaaminen ei riitä – tarvitaan myös rakenteet
Lopuksi Malmberg nosti esiin kysymyksen, joka koskettaa monia palokuntia: mitä tapahtuu, jos vuosikausia varainhoidosta vastannut henkilö lopettaa?
Vastaus on yksinkertainen mutta vaativa: toiminnan tulee olla rakennettu niin, että kuka tahansa pystyy ottamaan tehtävän haltuun. Tämä edellyttää selkeitä prosesseja, sähköisiä järjestelmiä, jatkuvaa kouluttamista sekä kulttuuria, jossa opastetaan — ei tuomita.
